Backup-Strategie: Der Unterschied zwischen ‚Daten gerettet’ und ‚Business gerettet’

Viele IT-Entscheider investieren heute in starke Backup-Lösungen. Das ist sinnvoll – und fast immer ein großer Schritt nach vorn. Trotzdem erlebe ich in der Praxis immer wieder denselben Denkfehler:

Wir verwechseln „Backup-Lösung“ mit „Backup-Strategie“.

Warum die klare Abgrenzung?

Eine Backup-Lösung ist das Werkzeug: Sie sichert Daten, hält Versionen vor, bietet Suche, Restore-Optionen, Reports, ggf. Aufbewahrung und Automatisierung.

Eine Backup-Strategie ist das Betriebsmodell: Sie definiert, was geschützt wird, wie lange, wie schnell wiederhergestellt werden muss, wer entscheidet, wie getestet wird – und wie Backup in Prozesse wie Offboarding, Compliance und Security eingebettet ist.

Kurz gesagt:

• Lösung = Funktionen
  
• Strategie = Entscheidungen, Regeln, Verantwortlichkeiten und Nachweisbarkeit

Die Lösung kann wiederherstellen.

Die Strategie macht Sie wieder arbeitsfähig.

10 Fragen für Ihren schnellen Backup-Strategie-Check

1. Was sind unsere „3 wichtigsten Datenbereiche“ – wirklich?

Nicht „alles in M365“, sondern konkret: Welche Sites/Teams/SharePoint-Strukturen, welche Postfächer, welche Projektablagen müssen zuerst wieder laufen?

2. Welche Wiederanlauf-Zeit ist akzeptabel – in normaler Sprache?

„Wir müssen in X Stunden wieder arbeitsfähig sein“ – gilt das für alle Bereiche oder nur für die kritischen?

3. Was ist unser maximal tolerierbarer Datenverlust?

Geschäftlich entschieden: 15 Minuten, 4 Stunden, ein Tag?

4. Wer priorisiert im Ernstfall – IT oder Business?

Welche Bereiche haben Vorrang, wenn nicht alles gleichzeitig geht?

5. Wer darf Restore auslösen – und wer gibt ihn frei?

Technisch möglich ist viel. Strategisch braucht es klare Freigaben (z. B. 4-Augen) – und zwar incident-tauglich.

6. Wie stellen wir „Vollständigkeit“ fest?

Wer bestätigt, dass der Stand korrekt ist – und nach welchen Kriterien (Struktur, Berechtigungen, Versionen, Nachweise)?

7. Wie sieht unser Offboarding im Kontext Backup aus?

Was wird übergeben, was archiviert, was gelöscht? Wer ist Owner dafür?

8. Wie lösen wir Aufbewahrung und Löschung gleichzeitig?

Welche Daten müssen wie lange bleiben – und wie verhindern wir, dass Gelöschtes später „wieder auftaucht“?

9. Wie schützen wir das Backup-System selbst?

Wer hat Zugriff auf Restore/Export/Löschung? Wie wird protokolliert und regelmäßig überprüft?

10. Wann haben wir das zuletzt realistisch getestet – inklusive Zeitmessung?

Nicht „wir könnten“, sondern „wir haben“: Szenario, Dauer, Erkenntnisse, Verbesserungen.

Mini-Score-Card: Wie reif ist Ihre Backup-Strategie?

Bewerten Sie jeden Punkt mit 0 / 1 / 2 (0 = nicht geregelt, 1 = teilweise, 2 = klar geregelt & geübt)

1. Kritische Datenbereiche priorisiert (Top 3–5)
2. Wiederanlauf-Ziel in Business-Sprache festgelegt
3. Max. Datenverlust definiert
4. Priorisierung & Entscheidungsweg im Incident klar
5. Restore-Rechte & Freigabeprozess geregelt
6. Vollständigkeits-Check definiert
7. Offboarding inkl. Wissenssicherung integriert
8. Aufbewahrung & Löschung (Datenschutz) geregelt
9. Backup-Systemzugriffe minimiert & überprüft
10. Realistische Tests inkl. Zeitmessung etabliert

Interpretation (einfach & pragmatisch):

• 0–8 Punkte: Tool vorhanden, Strategie noch wacklig
• 9–14 Punkte: solide Basis, aber im Ernstfall Reibung
• 15–20 Punkte: hohe Wiederanlauf-Fähigkeit, gut steuerbar

Welche der 10 Fragen ist bei Ihnen aktuell die schwierigste?

Laden Sie sich hier eine 1-Seiter-Vorlage (Score-Card + Entscheidungsweg + Test-Rhythmus) herunter, die Sie direkt intern verwenden können.